Os ladrões de tempo – quem são e como evitá-los (parte 1)

Os “ladrões de tempo” são os eventos que acontecem e que têm o poder de nos distrair – muitas vezes nos rendemos sem preceber a eles. Mensagens instantâneas, barulhos, telefonemas, o colega ao lado, tudo parece conspirar para minar a nossa produtividade.

Esse artigo – dividido em duas partes – discute e exemplifica alguns dos ladrões de tempo mais comuns, sugerindo formas de evitá-los.

 

Mensagens instantâneas (Skype, Google Talk, etc)

Os programas de mensagens instantâneas são excelentes facilitadoras de comunicação. Eles têm a vantagem de avisar ao usuário assim que uma mensagem chega, e permite a resposta imediata de forma simples e rápida, registrando em tela todo o desenrolar da conversa – algo que ficaria muito estranho por email.

Por outro lado, esses programas têm uma característica marcante: eles fazem com que um item de tela fique piscando até que você leia ou feche a janela.  Isso muitas vezes é irresistível: o item piscando acaba atraindo nossa visão e acaba tirando a concentração de algo que estávamos fazendo.

Não digo aqui que tais programas sejam inúteis ou perigosos. Eles só precisam de algumas configurações para que possam ser uma ferramenta de trabalho e não um “tirador de atenção compulsivo”:

  • desligue as notificações – desde as janelas que aparecem e somem informando que uma nova mensagem chegou até o item piscando, que tanto incomoda;
  • quando estiver em uma atividade que requer concentração, deixe o seu status em “Ocupado” ou “Não perturbe”. Costumo fazer isso quando estou em um pomodoro;
  • crie uma rotina de observar se há alguma mensagem nova de tempos em tempos – normalmente eu faço isso ao fim de um pomodoro.

 

Email

Explicando melhor: o e-mail em si não é um ladrão de tempo, mas dependendo do hábito de cada um, pode se tornar.

O Outlook, por exemplo, sempre que chega uma mensagem, emite uma notificação. Por padrão ele toca um som, mostra uma pequena janela com o assunto da mensagem e o começo do texto e ainda coloca um item em forma de carta ao lado do relógio. Esses recursos são úteis quando se está esperando algo urgente e se quer fazer um monitoramento para tomar uma ação assim que o e-mail esperado chegar.

O fato é que não precisamos dessas notificações, salvas excessões raras.

Para evitar que o e-mail roube o seu tempo:

  • desligue todas as notificações do seu programa de correio;
  • evite ler o e-mail mais que quatro ou cinco vezes por dia, salvo se você for de uma área de atendimento – verificar a caixa de entrada a cada 5 minutos só atrapalha e traz ansiedade;
  • quando ler o e-mail use-o como caixa de coleta – os artigos sobre GTD e Outlook com produtividade esclarecem melhor esse ponto.

 

Internet (sites em geral, Youtube, redes sociais como Facebook, Twitter e outros)

Quantas vezes não vemos colegas “navegando” na Internet, vendo sites de compras, de produtos pessoais, redes sociais, blogs, chat?

O problema não é acessá-los, o problema é o tempo se gasta os acessando.

As dicas para evitar que a Internet roube o seu tempo:

  • no seu planejamento diário, procure reservar um tempo para acessar sites de interesse pessoal (não relacionados com a sua atividade), redes sociais, etc;
  • consulte esses sites apenas nos horários que você determinou e apenas pelo tempo que você planejou;
  • o melhor é deixar o acesso a esses sites em casa ou em algum horário de intervalo (na hora do almoço, por exemplo);
  • procure se disciplinar: no começo é difícil, mas o resultado na produtividade pode ser percebido em menos de uma semana.

 

Feeds RSS

Essa é para os mais antenados, que assinam feeds RSS – como o desse blog.

Para quem não conhece, os leitores de feeds monitoram blogs e sites que você informa. Eles lhe notificam das últimas atualizações nos blogs e sites que você “segue”.

É importante ter uma hora do dia para se atualizar e ler o que há de novo e interessante. O que é errado é ficar consultando por atualizações compulsivamente.

As dicas são as mesmas para mensagens instantâneas e e-mail: basta desligar o notificador e deixar para ler as atualizações em um horário planejado.

 

 


9 respostas para Os ladrões de tempo – quem são e como evitá-los (parte 1)

  • Samuel disse:

    Excelente post, estou tentando me aprimorar no GTD e já tinha tentado usar a Técnica Pomodor, mas acabei deixando um pouco de lado. Acho que é uma ótima oportunidade para voltar a usá-la.

    Gostaria de parabenizar pelo site. Encontrei o mesmo hoje e vou ficar sendo leitor permanente.

    • Fernando Monteiro disse:

      Samuel, bem vindo, agradeço e o convido a participar, sugerindo ou mandando dúvidas.

      Abraço,

      -Fernando

  • Bruno disse:

    Excelente post, estou tentando me aprimorar no GTD e já tinha tentado usar a Técnica Pomodor, mas acabei deixando um pouco de lado. Acho que é uma ótima oportunidade para voltar a usá-la.
    +1

  • Fernando Matias disse:

    Belo site.
    Dediquei cerca de 2 horas de leituras agradáveis e produtivas que, creio, me ajudaram a economizar e ser muito mais produtivo.
    Parabéns.

    • Fernando Monteiro disse:

      Agradeço o seu comentário!

      São comentários como o seu que me animam a continuar mantendo o blog!

      Grande abraço,

      -Fernando Monteiro

  • Monica Mogi disse:

    Oi pessoal,

    Fernando obrigada pelo post. Facebook e email são os meus algozes!!! Trabalho com projetos e o monitoramento de tarefas, horas trabalhadas, minhas e de meus funcionários também sempre foram grandes ladrões de tempo para mim.

    Abs,
    Monica

  • Jéssica Vargas disse:

    Muito bom, obrigada!!

  • Emlia Alvaro disse:

    Gostei imenso,pois que, estou tendo serio problemas com os incumprimentos nas tarefas,
    e possível stress na realização dos mesmo.

    muitos parabéns ao autor,

    com apreco,
    Emilia

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