Fazendo a revisão de sua lista

Rever a lista de tarefas (to-do) periodicamente é um dos segredos da gestão de tempo – a GTD e outras metodologias aconselham fazê-la com disciplina.

Este artigo propõe mostrar a sua importância e dar dicas de como fazê-la.

Por que revisar a lista?

A pergunta que sempre surge é essa: por que devo revisar a minha lista?

Um princípio que você deve sempre levar em conta:

Primeiro, se organize. Depois, planeje. Só depois disso comece a fazer.

Faz sentido para você? Olhe à sua volta e veja quantas pessoas a seguem… Por muitos dos lugares em que trabalhei, costumava ver meus colegas (ah, eu também já fui assim) tomando ações sem planejamento. Gastavam tempo precioso fazendo atividades que depois não se “encaixavam”. Depois  gastavam mais tempo para conseguir juntá-las de alguma forma. Um exemplo simples: um relatório que não fechava porque, com a falta de planejamento, não foram buscadas as informações corretas e completas.

Voltando à lista, aqui vai uma breve coleção de razões para organizá-la periodicamente:

  • para planejar como será o seu dia/semanaa – é importante “refinar” o que deve ser feito e quando;
  • para eleger quais são as prioridades, quer de acordo com o contexto (vide GTD), quer de acordo com as metas diárias/semanais/mensais;
  • não perder do “radar” coisas importantes;
  • não deixar que coisas importantes se tornem urgentes e “roubem” seu tempo, atenção e energia.

Uma revisão faz com que você consiga orientar o seu foco, não perder nada de vista e ainda ter mais segurança de que tudo poderá ser concluído.

Como fazer a revisão

Fazer a revisão é mais simples do que parece:

  • “trave” a sua agenda e reserve um tempo para a revisão – o tempo varia de acordo com o tamanho de sua lista;
  • identifique as metas do seu período – dia, semana e mês;
  • veja quais as atividades que são urgentes (e que precisam de ação o quanto antes);
  • veja quais as atividades que não são urgentes, mas que podem se tornar caso não sejam feitas logo;
  • busque atividades com sinergia. Por exemplo, você tem dois assuntos  com a mesma pessoa? Junte-as e resolva as duas de uma vez;
  • identifique o contexto (por exemplo, trabalho, casa, cliente “a”, cliente “b”…) e veja o que pode ser feito nele.

Uma breve passada pela sua lista já pode trazer todas as respostas.

A partir de então, você pode refazer a sequência, de acordo com o que você usa para controlar a sua lista:

  • Se for em caderno ou papel, você pode transcrever a sua lista para o período;
  • Se for em Excel, use uma coluna para ordenar (use sequências de 10 em 10, se precisar “encaixar” tarefas no meio fica mais fácil);
  • Se for no Outlook, você pode definir datas de vencimento na tarefa e ordernar por esse campo;
  • A maioria das ferramentas eletrônicas permitem algum tipo de ordenação – no Toodledo, por exemplo, eu ordeno por contexto e por importância.

Muitas ou poucas tarefas – quantas vezes revisar?

O mais importante de tantas revisões é ter segurança de que nada sairá do controle. Com essa disciplina, é mais fácil prever problemas e ver oportunidades – como por exemplo, juntar duas tarefas ou “quebrar” uma tarefa em atividades menores.

Se você tem muitas tarefas para o dia (é meu caso, já que quebro minhas entregas em muitas tarefas pequenas – tenho sempre entre 4 a 20 tarefas para o dia), o ideal é que você faça uma pelo menos uma revisão diária. Costumo fazer uma no começo do dia e outra logo depois do almoço.

Se você tem poucas tarefas, uma revisão semanal já pode bastar.

Palavras finais

Aviso aos leitores: não se iludam! Nem sempre tudo funciona como esperado. Alguma pode passar. Algum prazo pode estourar. Alguma emergência pode aparecer.

Tenha em mente que o mais importante de ter a sua lista organizada é que a probabilidade de acontecer algum imprevisto é muito  menor. A pior coisa é ficar sem a sua lista e sem o planejamento que ela permite.


2 respostas para Fazendo a revisão de sua lista

  • Tiago disse:

    Boa tarde Fernando Monteiro!

    Me parece bastante dinamica e util essa planilha.

    Ao tentar fazer o download da mesma percebi que o link não esta funcionando!

    Poderia me dar uma ajuda?

    Att.
    Tiago

    • Fernando Monteiro disse:

      Oi Tiago,

      Por favor mande uma mensagem usando o formulário de contato e explicando o que você tentou fazer e não funcionou.

      Abraço,

      -Fernando

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