Usando a lista de tarefas em Excel ao estilo GTD

Conforme prometido, aqui está o artigo que explica como usar o template de lista de tarefas em Excel, já publicado aqui.  Essa lista pode servir de base para quem está descobrindo técnicas de administração e de gestão de tempo como a GTD. Como ela usa o Excel, que é ferramenta obrigatória e presente em praticamente qualquer computador pessoal, ela tem feito sucesso nos downloads desse site.

Esse artigo mostra dicas para uso da planilha do dia-a-dia usando os filtros do Excel de acordo com o contexto ou com o foco que está se procurando no momento. Os exemplos aqui são aplicáveis em qualquer rotina profissional  e pode ser efetiva se adaptada para outros usos.

Primeiros passos: usando os filtros

Essa seção é rápida e curta. Ela mostra como criar os filtros no Excel. Primeiro fazemos uma filtragem simples e depois uma filtragem por palavras, que é útil na coluna Tags.

Caso não consiga enxergar, clique na imagem e uma nova janela se abrirá, mostrando a imagem em formato maior.

Passo 1 – Criar filtros automáticos

A imagem a seguir mostra como criar os filtros. Se você acabou de baixar a planilha, ela já está com os filtros ativos. Esse passo está aqui apenas para registro.

Criar filtros automáticos  [clique para ampliar]

 

 

 

 

 

Passo 2 – Usando um filtro simples

Caso você queira filtrar o contexto “Trabalho”, basta você clicar na seta do filtro e escolher essa opção. Veja a seguir a opção correta e o resultado:

Usando um filtro simples  [clique para ampliar]

 

 

 

 

 

 

 

Passo 3 – Usando um filtro de texto

Agora o que realmente interessa nessa seção: como filtrar as tags. O exemplo a seguir mostra como filtrar todas as atividades cuja tag for “Equipe”, usando um filtro de texto “Contém”:

Usando um filtro de texto  [clique para ampliar]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dicas para usar a lista de tarefas no seu dia-a-dia

Antes de tudo, marque sempre tudo o que você tem que fazer. Dessa forma você evita se esquecer e também evita a preocupação em esquecer de algo importante. Veja o primeiro passo do artigo que contém as primeiras dicas de gestão de tempo aqui.

A primeira dica é filtre sempre as tarefas já cumpridas. Basta filtrar na coluna “Ok” todas as tarefas que estão com um “x” (claro, sempre que cumprir uma tarefa, marque um “x” nessa coluna). Assim você eixa a planilha mais “limpa” para as outras etapas.

Você pode com o tempo apagar as tarefas já cumpridas ou movê-las para outra planilha, de forma a guardar um histórico.

A segunda dica é sempre revisar a lista. Assim você consegue ter uma visão do que tem pela frente, inclusive reprogramar, cancelar ou mesmo acrescentar informações (como tags ou observações).

Quantas vezes se revisa a lista em um dia? Você é quem deverá responder. Isso depende da rotina de cada um. Talvez uma revisão semanal lhe adiante. Particularmente reviso sempre no começo do dia e, se for necessário, logo após o almoço.

A revisão de listas já foi abordada em outro artigo, que você pode ver aqui.

A terceira dica é filtre por contexto assim que chegar ao local em que pode aplicá-lo. Eu não costumo manter quando estou no trabalho a lista de atividades para fazer em casa, por isos eu filtro também essa coluna.

A quarta dica é marque a data de vencimento da tarefa na coluna “Até” sempre que for possível. Dessa forma você pode “agendar” tarefas para outros dias. Por exemplo, você precisa se lembrar de que na próxima Segunda-feira você deve retomar uma atividade. Marque a data nessa coluna.

A quinta dica é filtre a coluna “Até”, mostrando o que você tem para fazer hoje escolhendo a data atual e deixando marcado para mostrar também as células vazias. Por isso a etapa de revisão é importante: nela podemos programar como será o nosso dia e colocar na coluna “Até” as datas corretas, de forma a poder se focar no que você precisa fazer no dia.

A última e poderosa dica é use as tags para encontrar o que precisa. Esse recurso é realmente útil quando você precisa levantar o que precisa tratar com uma pessoa em um telefonema (você pode ter vários assuntos que são resolvidos em uma única ligação) ou mesmo verificar um histórico de pendências com alguém ou com uma área, cliente, fornecedor. Coloque “Tags” separadas por vírgula ou da forma que achar que fica melhor – o importante é que o filtro de texto use a opção “Contém” para encontrar o que você precisa.

Você também pode usar as colunas de status e de Projeto para se organizar e fazer novos filtros. No meu caso, eu me adaptei para trabalhar sem essas colunas e a minha forma de trabalhar está resumida nas dicas acima.

Devo andar com a minha lista no pendrive?

Só se quiser. A Microsoft disponibiliza o Skydrive para todos os usuários do Live.com, Hotmail e MSN.com. Caso você não tenha uma conta, basta de cadastrar. O serviço é gratuito e oferece 25GB de armazenamento.

O mais interessante do Skydrive é que ele permite que os documentos d0o Office sejam editados on-line. Isso será abordado em um próximo artigo.

E quais os próximos passos?

O principal é começar a usar o que foi abordado aqui! Já conheci muita gente (eu estou incluso) que procrastinou o começo do uso dessas técnicas. O melhor é começar o quanto antes a anotar, a controlar e acompanhar as suas pendências, quer seja em um caderno, uma planilha, um software, um pocketmod ou “na nuvem”.

Esse espaço é seu

Use os comentários abaixo ou o formulário de contato para enviar dúvidas, trocar experiências ou mesmo fazer um relato do que tem achado dessa série de artigos.


4 respostas para Usando a lista de tarefas em Excel ao estilo GTD

  • Gracia says:

    Adorei esse “post”. GTD é uma ferramenta maravilhosa e essa planilha me ajudará muito. Parabéns por compartilhar o que lhe faz bem!! Aguardo a sua visita no meu espaço –> retribuindo.com

    Abraços!

  • Olá Fernando,

    Sei que é uma pergunta besta, mas vamos lá, o status “ativa” dentro do fluxograma do GTD não achei referência. Ela é apenas para tarefas que você está fazendo agora e que demora mais que dois minutos?

    Parabéns pelo blog, é excelente. Outra pergunta, você se considera já um problogger? Do tipo que pode viver da renda deste trabalho? Qual a dica de ouro para quem quer seguir estes caminhos?

    Grande abraço!

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