Organizando a sua caixa de entrada – usando o Outlook

Calendario do Outlook

Organizar a sua caixa de entrada é o básico da gestão de tempo. Esse artigo mostra dicas de como fazê-lo no Outlook.

Um dos grandes ensinamentos que a metodologia GTD de gestão de tempo prega é que devemos começar coletando. Uma das formas de se coletar é usando a caixa de entrada do Outlook. Há outras diversas  formas de entrada, como pocketmods, Moleskines, PDAs e Celulares, Excel ou mesmo um guardanapo – todas elas são ou serão tratadas em outros artigos futuros – prometo!

Como comecei

Aprendi a usar o Outlook focado em gestão de tempo com Christian Barbosa, em um curso in-company que ele ministrou sobre a Tríade do Tempo. Hoje a empresa tem um treinamento específico para uso do Outlook. No treinamento que fiz ele passava por alguns tópicos dos quais eu guardei quatro em especial:

  1. a sua caixa de entrada deve ficar sempre vazia;
  2. no contexto de gestão de tempo, a tela principal do Outlook é a Calendário com o painel Tarefas “esticado” – e não a tela de email;
  3. a leitura de emails deve ser feita poucas vezes ao dia – deve-se incluse desligar o notificador que avisa a cada vez que chega uma mensagem;
  4. para criar uma tarefa a partir de uma mensagem, basta arrastá-la para o botão “Tarefas” do Outlook – automaticamente o email será copiado para uma tarefa.

Essas idéias realmente me ajudaram em um primeito momento e, com o passar do tempo, fui criando uma forma própria de trabalhar com o Outlook.

Como faço

Hoje em dia eu tento ler a minha caixa de entrada de três a quatro vezes por dia. Quem trabalha comigo sabe que quando surge algo urgente, podem me encontrar no Communicator (uma espécie de Messenger corporativo da Microsoft) ou me ligar. Só saio dessa rotina caso eu esteja esperando por um email muito importante.

Isso é essencial para conseguir fazer um trabalho focado: se você for parar o que está fazendo a cada email que chega, das duas, uma: ou você terá dificuldades para terminar o que você está  fazendo por conta de falta de atenção, ou ficará ansioso por ver as suas atividades aumentando.

A meta: caixa de entrada vazia

A minha meta incansável é esvaziar a minha caixa de entrada.

Quando eu a abro, reservo alguns minutos para ler e processar, fazendo uma “leitura dinâmica” da caixa, usando o fluxograma da GTD. Dessa forma, muita coisa já é eliminada, ficando só o que realmente interessa.

Uso as categorias do Outlook para marcar as mensagens como “Coletar” e  ”Atenção” – veja mais abaixo a explicação sobre as categorais e como elas são escolhidas.

As mensagens que não são categorizadas são colocadas em uma pasta que eu configurei como “_Lidas”. O “underscore” antes do “L” serve para que a pasta apareça no começo da lista de pastas. Aqui as mensagens de referência, como aquelas em que você é copiado mas que você não precisa tomar nenhuma ação, já são colocadas na pasta “_Lidas”

As categorias do Outlook

O Outlook pode ser usado com categorias e uso o recurso para fazer uma “leitura dinâmica” da caixa, usando o fluxograma da GTD.

No começo, usava todas as categorias disponíveis para organização. Tinha categorias para controlar o que deleguei, o que eu deveria estudar mais a fundo, o que era urgente… Depois de conhecer a GTD, acabei “enxugando” as categorias do Outlook que uso, e fiquei com duas:

  • “Coletar”, que indica que a mensagem leva ou pode precisar de uma ação minha;
  • “Atenção”, é uma mensagem de referência mas cujo conteúdo precisa ser lido com calma antes de ir para a pasta “_Lidas”.

O processamento depois da primeira limpeza

Depois da primeira passada, vou abro as mensagens que restaram uma a uma, decidindo o que fazer com cada uma, seguindo novamente o fluxograma da GTD:

  • se for algo que demore menos de dois minutos, como devolver uma informação por email, fazer uma ligação rápida, marcar uma reunião, já faço! Depois de feito, passo para a pasta “_Lidas”;
  • se for algo que demore mais de dois minutos, crio uma tarefa, marcando data e hora de início e data e hora para conclusão – dessa forma o Outlook e os demais sistemas que uso podem me avisar com certa antecedência de que algo está a vencer.

A separação entre “Coletar” e “Atenção” é tênue: “coletar” eu uso para coisas que devem ser “feitas”, “atenção” para coisas que devem ser “lidas”. Para ambas eu crio atividades (tarefas no Outlook).

E as pastas de referência?

Um tópico interessante do GTD: a organização do conteúdo deve ser feita de forma a que se encontre o que se procura de forma fácil e rápida.

Provavelmente você deva se perguntar: – E como você organiza as pastas do Outlook?

Fácil: eu simplesmente não organizo. Muitas mensagens dizem respeito a mais de uma assunto e, por isso, é difícil fazer a catalogação.

Quando eu preciso encontrar uma mensagem, uso o poderosíssimo recurso do Query Builder do Outlook. Ele permite fazer pesquisas por vários campos, oferecendo inclusive recursos de lógica (“E”, “OU”…). A busca no Outlook 2007 é tão rápida que dispensa a tal organização.

Se as novas versões do Outlook suportarem tags, assim como o GMail, onde cada mensagem pode ter várias tags, provavelmente eu reveja o meu conceito.

Integração com o meu to-do

Agora explico o porquê de deixar de usar o Outlook para controle geral de minhas atividades

O Outlook não é totalmente integrado com os recursos que uso! Eu não conseguia acessar as tarefas do meu celular caso precisasse – sou fã da plataforma Android e sincronizar as tarefas com o Outlook não é trivial. Além disso, se precisasse consultar a minha lista via navegador, era obrigado a usar a interface web do Exchange.

Depois de testar algumas ferramentas e cenários, acabei chegando na tríade Toodledo (web), GotToDo (celular Android) e ToodledoSync (para Outlook).

Dessa forma, o Outlook acaba sendo uma caixa de entrada: crio tarefas que são sincronizadas com o Toodledo, e nesse último eu centralizo e administro as minhas atividades e planejo meu dia.

Em outros posts comento o uso das ferramentas. Prometo!

Telas de exemplo

Em breve acrescentarei telas de exemplo para cada um dos tópicos mencionados. Estou prometendo demais, melhor parar por aqui…

E você, leitor, como trabalha com Outlook?

Se você quiser falar sobre o SEU modo de usar o Outlook ou perguntar sobre o assunto do artigo, use o espaço de comentários que estão logo abaixo!

 

http://staging2.rede.natura.net/espaco/larissamendes/


22 respostas para Organizando a sua caixa de entrada – usando o Outlook

  • angela oliveira says:

    prezado, boa noite

    Na minha empresa nao utilizamos outtook. Temos um programa chamado lotus sincronizado com um black berry.
    nao domino o lotus para administrar recebimento de emails.mas vou me virando
    o que gostaria de entender é sobre agenda, como adminstrar os compromissos que planejar, depois dar baixa do que foi feito e ainda alimentar novos compromissos e assim sucessivamente….
    abs
    angel

    • Fernando Monteiro says:

      Angel, quando comecei na empresa que trabalho atualmente, o Lotus Notes usado como cliente de e-mail. Foi o meu primeiro contato com o Notes e tive que me adaptar até que o Outlook fosse adotado.

      O Lotus Notes tem um recurso similar à lista de tarefas do Outlook, o To-do – procure-o no seu menu, ele tem um ícone no estilo “checklist”. Você pode transformar mensagens em to-dos (lembro que tinha uma opção “Copy into > new to-do”) e usar as categorias para os seus contextos de GTD.

      No To-do do Notes existem alguns recursos bem interessantes que provavelmente lhe ajudem:

      • - possibilidade de marcar uma data-limite (due date);
      • - categorização (para que você possa fazer filtros e ordenação por contextos);
      • - marcar as tarefas como “completas”;
      • - as tarefas em aberto podem aparecer no seu calendário.

      David Allen, o autor da GTD tem um excelente manual de uso do Notes para GTD. Veja em GTD® AND LOTUS NOTES® SETUP GUIDE.

      Fique à vontade para perguntar mais!

      Abraço,

      -Fernando

  • Marcelo Ferreira de Souza says:

    Fernado, realmente exemplos práticos são importantes. Ainda tenho algumas dúvidas apos o primeiro descarte:1-GTD,é apenas uma matriz? 2-Como não perder o controle de assuntos em andamento( aguardando respostas)?

    • Fernando Monteiro says:

      Oi Marcelo,

      O GTD é uma metodologia de organização, administração e de gestão de tempo. A forma de organização aqui mostrada é apenas uma forma de organizar e administrar tarefas. A GTD também prega ideias importantes como usar anotações e não guardar tudo “de cabeça” ou em ter um meio organizado de informações que permita encontrar rápido o que você precisa. Ela ainda trata de outras questões, como escolher o que deve ser feito na hora certa. Estou listando aqui para deixar você curioso para você ler o artigo sobre GTD aqui no blog e também ler o livro de David Allen (no artigo tem o link para que você possa comprar).

      A forma que eu mais uso para tarefas que aguardam respostas é marcar uma data para que a tarefa volte à lista – e dessa forma eu faça ou follow-up ou uma cobrança. No Outlook você pode usar uma categoria para isso – “Aguardando” ou algo assim, e usar o campo “Data de conclusão” para que o Outlook lhe avise quando vencer o prazo que você deu a essa tarefa.

      Abraço,

      -Fernando

  • Cristiano says:

    Fernando, deixei comentário em outro post. Para complementar, uso meu Outlook só como agenda (o calendário) e contatos. Uso, eventualmente e para assuntos particulares, as “anotações” (listinha de compras, filmes para locar etc). Todos sincronizados com o celular com Android através do MyPhoneExplorer (que apanhei até achar um app que fizesse o sincronismo com MSOutlook). Não uso e-mails, pois tenho receio de ficar muito pesado, além de achar um pouco complicado. Os e-mails eu (mal) administro pelo Windows Live Mail…

    Abraço

  • James says:

    Ola Fernando, gostei do tópico, algumas idéias bem interessantes. Vou estudar mais sobre o GTD. Eu uso um método que tem me atendido satisfatoriamente. A minha caixa de entrada fica só o que está pendente de resposta ou aguardando alguma resposta. O que for concluído vai para a lixeira, pois não preciso ficar movendo ou criando pastas para organizar. Claro que a lixeira é permanente, nunca é limpa. Assim qualquer assunto que tenha que ser retomado ou revisto o andamento é só realizar a busca nas mensagens antigas ou da lixeira ou de enviados. Sincronização não utilizo. Abraços.

    • Fernando Monteiro says:

      Oi James,

      Qual Outlook você usa? Eu uso o 2010, que tem um dispositivo de busca diferenciado. Costumo arquivar todos os emails, mas não os separo em pastas – acho esse conceito um pouco ultrapassado depois das tags e dos dispositivos de busca.

      Você não tem problemas com tamanho de arquivo de Outlook? Você pode ter um arquivo-morto onde você busca o que precisar quando precisar. A quantidade varia de acordo com o seu volume de emails. Eu uso um arquivo por ano.

      Para essas marcações, recomendo que use as categorias ou que ao menos conheça o recurso.

      Abraço,

      -Fernando

    • Fernando Monteiro says:

      James,

      A GTD é apenas uma das técnicas que precisam estar no “cinto do Batman”. Não se atenha só a ela…

      Abraço,

      -Fernando Monteiro

  • Livia Rios says:

    Olá Fernando.

    Suas dicas são muito boas. Mas ainda tenho um apego por catalogação de E-mails. rsrsrs

    Existe alguma coisa da GTD que orienta para categorias macro de organização?

    Abraço,
    Livia Rios.

    • Fernando Monteiro says:

      Livia,

      Existe. A GTD “original” fala em organização de papéis em pastas suspensas, aquelas de papelão mesmo. Você pode conhecer mais no livro “A Arte de Fazer Acontecer”.

      No GMail e em alguns leitores de email (não é o caso do Outlook), você consegue colocar a mensagem em várias tags diferentes, e acho que isso sim faz sentido.

      Abraço!

      -Fernando Monteiro

  • Michelle says:

    Olá Fernando,
    Não consegui encontrar o gottodo no googleplay.
    Pelo que eu vi, não existe mais.
    Você tem outra indicação que possibilite essa sincronia toodledo+android+outlook?

    Abs,

    • Fernando Monteiro says:

      Oi Michelle,

      Obrigado pela visita!

      O Gottodo não existe mais, infelizmente. =^(

      Para Android, você tem o excelente Ultimate To-do List (é pago, mas não é nenhum absurdo) que funciona muito bem e tem uma excelente interface. Ele inclusive faz coisas que o Gottodo não fazia, como filtros por tags.

      Abraço!

    • Fernando Monteiro says:

      Michelle,

      Infelizmente o desenvolvedor desistiu. Eu tenho usado o Ultimate To-do List do Android. Por sinal, ele é muito melhor e mais completo que o GotToDo.

      Abraço!

      -Fernando Monteiro

  • Selma Ramos says:

    AI meu Deus parece tão fácil… SOCORROOOOOO!!!!!

  • Murilo Lopes says:

    Ótimo texto! Obrigado.

  • Dorival de Oliveira says:

    Olá boa tarde!

    Alguém pode me ajudar. Utilizo o OUtlook 2010 e preciso inserir algo que mostre o espaço utilizado e livre. Tem como?

    Abraço

  • Gostei do artigo, muito útil, já estava mudando o hábito de deixar mensagens marcadas como não lida, assim voltaria e analisaria novamente, mas isto só fazia eu perder mais tempo.
    Agora estou lendo e resolvendo, já usei muito as categorias (mas eram muitas) vou voltar a usar em menor número.
    Minha página inicial do Outlook era a caixa de entrada, mas vou seguir seu conselho, mudar para as tarefas, só não entendi como deixar o painel de Tarefas “esticado”.

    Fico no aguardo de sua resposta.

    Édison Negreiros

    • Fernando Monteiro says:

      Édilson,

      Você pode ver as tarefas junto do calendário (basta “puxar” a linha que fica na parte de baixo da tela) ou clicar em “tarefas” no menu.

      Abraço,

      -Fernando Monteiro

  • Ledy Alves says:

    Fernando, boa noite!

    Me ajude!

    Acabei de apagar todas as minhas pastas que tinha criado na caixa de entrada do outlook por conta do Método GTD, mas que ainda estou pegando prática e quebrando aquele antigo hábito. Criei algumas categorias seguindo passo a passo o método GTD dando os mesmos nomes conforme eles ensinaram na lista de tarefas. minha dúvida é, como eu direciono estes e-mails que requerem uma tarefa já que configurei o outlook para abrir no modo calendário?
    Se você souber uma maneira prática que dê certo, pois trabalho como executivo de vendas e preciso me manter muito organizado.

    • Fernando Monteiro says:

      Ledy,

      Agradeço a visita!

      Você fez bem. A GTD é excelente, mas foi escrita em um mundo que ainda se organizava em pastas de papel. Pessoalmente não uso pastas desde que descobri o recurso das categorias.

      Para fazer um email se tornar uma tarefa, você pode fazer de dois jeitos:

      1- arrastando o email para “Tarefas” no menu que fica do lado esquerdo da tela, logo abaixo da lista de pastas (ou da lista de calendários, que parece o seu caso);

      2- clicando com o botão direito na mensagem, indo em “Etapas rápidas” há um submenu onde uma das opções é criar uma tarefa.

      Grande abraço!

      -Fernando Monteiro

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