Esse artigo – dividido em duas partes – discute e exemplifica alguns dos ladrões de tempo mais comuns, sugerindo formas de evitá-los.

Mensagens instantâneas (MSN, Messenger, Google Talk, etc)

Os programas de mensagens instantâneas são excelentes facilitadoras de comunicação. Eles têm a vantagem de avisar ao usuário assim que uma mensagem chega, e permite a resposta imediata de forma simples e rápida, registrando em tela todo o desenrolar da conversa – algo que ficaria muito estranho por email.

Por outro lado, esses programas têm uma característica marcante: eles fazem com que um item de tela fique piscando até que você leia ou feche a janela.  Isso muitas vezes é irresistível: o item piscando acaba atraindo nossa visão e acaba tirando a concentração de algo que estávamos fazendo.

Não digo aqui que tais programas sejam inúteis ou perigosos. Eles só precisam de algumas configurações para que possam ser uma ferramenta de trabalho e não um “tirador de atenção compulsivo”:

• desligue as notificações – desde as janelas que aparecem e somem informando que uma nova mensagem chegou até o item piscando, que tanto incomoda;
• quando estiver em uma atividade que requer concentração, deixe o seu status em “Ocupado” ou “Não perturbe”. Costumo fazer isso quando estou em um pomodoro;
• crie uma rotina de observar se há alguma mensagem nova de tempos em tempos – normalmente eu faço isso ao fim de um pomodoro.

Email

Explicando melhor: o e-mail em si não é um ladrão de tempo, mas dependendo do hábito de cada um, pode se tornar.

O Outlook, por exemplo, sempre que chega uma mensagem, emite uma notificação. Por padrão ele toca um som, mostra uma pequena janela com o assunto da mensagem e o começo do texto e ainda coloca um item em forma de carta ao lado do relógio. Esses recursos são úteis quando se está esperando algo urgente e se quer fazer um monitoramento para tomar uma ação assim que o e-mail esperado chegar.

O fato é que não precisamos dessas notificações, salvas excessões raras.

Para evitar que o e-mail roube o seu tempo:

• desligue todas as notificações do seu programa de correio;
• evite ler o e-mail mais que quatro ou cinco vezes por dia, salvo se você for de uma área de atendimento – verificar a caixa de entrada a cada 5 minutos só atrapalha e traz ansiedade;
• quando ler o e-mail use-o como caixa de coleta – os artigos sobre GTD e Outlook com produtividade esclarecem melhor esse ponto.

Internet (sites em geral, Youtube, redes sociais como Facebook, Twitter e outros)

Quantas vezes não vemos colegas “navegando” na Internet, vendo sites de compras, de produtos pessoais, redes sociais, blogs, chat?

O problema não é acessá-los, o problema é o tempo se gasta os acessando.

As dicas para evitar que a Internet roube o seu tempo:

• no seu planejamento diário, procure reservar um tempo para acessar sites de interesse pessoal (não relacionados com a sua atividade), redes sociais, etc;
• consulte esses sites apenas nos horários que você determinou e apenas pelo tempo que você planejou;
• o melhor é deixar o acesso a esses sites em casa ou em algum horário de intervalo (na hora do almoço, por exemplo);
• procure se disciplinar: no começo é difícil, mas o resultado na produtividade pode ser percebido em menos de uma semana.

Feeds RSS

Essa é para os mais antenados, que assinam feeds RSS – como o desse blog.

Para quem não conhece, os leitores de feeds monitoram blogs e sites que você informa. Eles lhe notificam das últimas atualizações nos blogs e sites que você “segue”.

É importante ter uma hora do dia para se atualizar e ler o que há de novo e interessante. O que é errado é ficar consultando por atualizações compulsivamente.

As dicas são as mesmas para mensagens instantâneas e e-mail: basta desligar o notificador e deixar para ler as atualizações em um horário planejado.

Esse artigo mostra dicas para uso da planilha do dia-a-dia usando os filtros do Excel de acordo com o contexto ou com o foco que está se procurando no momento. Os exemplos aqui são aplicáveis em qualquer rotina profissional  e pode ser efetiva se adaptada para outros usos.

Primeiros passos: usando os filtros

Essa seção é rápida e curta. Ela mostra como criar os filtros no Excel. Primeiro fazemos uma filtragem simples e depois uma filtragem por palavras, que é útil na coluna Tags.

Caso não consiga enxergar, clique na imagem e uma nova janela se abrirá, mostrando a imagem em formato maior.

Passo 1 – Criar filtros automáticos

A imagem a seguir mostra como criar os filtros. Se você acabou de baixar a planilha, ela já está com os filtros ativos. Esse passo está aqui apenas para registro.

Passo 2 – Usando um filtro simples

Caso você queira filtrar o contexto “Trabalho”, basta você clicar na seta do filtro e escolher essa opção. Veja a seguir a opção correta e o resultado:

Passo 3 – Usando um filtro de texto

Agora o que realmente interessa nessa seção: como filtrar as tags. O exemplo a seguir mostra como filtrar todas as atividades cuja tag for “Equipe”, usando um filtro de texto “Contém”:

Dicas para usar a lista de tarefas no seu dia-a-dia

Antes de tudo, marque sempre tudo o que você tem que fazer. Dessa forma você evita se esquecer e também evita a preocupação em esquecer de algo importante. Veja o primeiro passo do artigo que contém as primeiras dicas de gestão de tempo aqui.

A primeira dica é filtre sempre as tarefas já cumpridas. Basta filtrar na coluna “Ok” todas as tarefas que estão com um “x” (claro, sempre que cumprir uma tarefa, marque um “x” nessa coluna). Assim você eixa a planilha mais “limpa” para as outras etapas.

Você pode com o tempo apagar as tarefas já cumpridas ou movê-las para outra planilha, de forma a guardar um histórico.

A segunda dica é sempre revisar a lista. Assim você consegue ter uma visão do que tem pela frente, inclusive reprogramar, cancelar ou mesmo acrescentar informações (como tags ou observações).

Quantas vezes se revisa a lista em um dia? Você é quem deverá responder. Isso depende da rotina de cada um. Talvez uma revisão semanal lhe adiante. Particularmente reviso sempre no começo do dia e, se for necessário, logo após o almoço.

A revisão de listas já foi abordada em outro artigo, que você pode ver aqui.

A terceira dica é filtre por contexto assim que chegar ao local em que pode aplicá-lo. Eu não costumo manter quando estou no trabalho a lista de atividades para fazer em casa, por isos eu filtro também essa coluna.

A quarta dica é marque a data de vencimento da tarefa na coluna “Até” sempre que for possível. Dessa forma você pode “agendar” tarefas para outros dias. Por exemplo, você precisa se lembrar de que na próxima Segunda-feira você deve retomar uma atividade. Marque a data nessa coluna.

A quinta dica é filtre a coluna “Até”, mostrando o que você tem para fazer hoje escolhendo a data atual e deixando marcado para mostrar também as células vazias. Por isso a etapa de revisão é importante: nela podemos programar como será o nosso dia e colocar na coluna “Até” as datas corretas, de forma a poder se focar no que você precisa fazer no dia.

A última e poderosa dica é use as tags para encontrar o que precisa. Esse recurso é realmente útil quando você precisa levantar o que precisa tratar com uma pessoa em um telefonema (você pode ter vários assuntos que são resolvidos em uma única ligação) ou mesmo verificar um histórico de pendências com alguém ou com uma área, cliente, fornecedor. Coloque “Tags” separadas por vírgula ou da forma que achar que fica melhor – o importante é que o filtro de texto use a opção “Contém” para encontrar o que você precisa.

Você também pode usar as colunas de status e de Projeto para se organizar e fazer novos filtros. No meu caso, eu me adaptei para trabalhar sem essas colunas e a minha forma de trabalhar está resumida nas dicas acima.

Devo andar com a minha lista no pendrive?

Só se quiser. A Microsoft disponibiliza o Skydrive para todos os usuários do Live.com, Hotmail e MSN.com. Caso você não tenha uma conta, basta de cadastrar. O serviço é gratuito e oferece 25GB de armazenamento.

O mais interessante do Skydrive é que ele permite que os documentos d0o Office sejam editados on-line. Isso será abordado em um próximo artigo.

E quais os próximos passos?

O principal é começar a usar o que foi abordado aqui! Já conheci muita gente (eu estou incluso) que procrastinou o começo do uso dessas técnicas. O melhor é começar o quanto antes a anotar, a controlar e acompanhar as suas pendências, quer seja em um caderno, uma planilha, um software, um pocketmod ou “na nuvem”.

Esse espaço é seu

Use os comentários abaixo ou o formulário de contato para enviar dúvidas, trocar experiências ou mesmo fazer um relato do que tem achado dessa série de artigos.

Nesse artigo procuro passar o que eu já vi e vivi sobre o assunto, completo com dicas que funcionaram para mim e para colegas que conseguiram vencer ou ao menos diminuir esse mau hábito.

O que é a procrastinação (e por que ela incomoda)

Assim como a GTD é “A arte de fazer acontecer”, procrastinar é “a arte de deixar para amanhã”. Quantas vezes não adiamos o que temos a fazer? Por que é tão difícil seguir o que diz o ditado “não deixe para amanhã o que pode fazer hoje”?

O fato é que procrastinar é adiar algo que, em um futuro próximo, irá se tornar uma urgência. Esse “algo” precisará ser feito com menor planejamento, maior pressão e muitas vezes fora do horário em que deveria ser feito. Isso explica em parte as jornadas de trabalho estendidas no escritório ou em casa. Explica também porque temos que fazer coisas pessoais no horário do trabalho ou da aula.

Além de tudo, a procrastinação atrapalha demais a gestão de tempo, uma vez que a lista de “próximas ações” vai ficando grande, a ponto de causar desmotivação e começar a mostrar desconforto, ansiedade e descontrole.

A Wikipedia tem uma definição execelente:

Procrastinação é o diferimento ou adiamento de uma ação. Para a pessoa que está procrastinando, isso resulta em estresse, sensação de culpa, perda de produtividade e vergonha em relação aos outros, por não cumprir com suas responsabilidades e compromissos.

Adiar é o mesmo que procrastinar?

Confesso: a imagem que ilustra esse artigo é mera provocação.

Adiar pode (mas não deve) ser procrastinação.

Você pode adiar um projeto, você pode adiar uma tarefa porque está muito sobrecarregado, ela não faz parte de suas prioridades e há como cumprí-la mais tarde sem correr riscos.

Procrastinar é  quando você adia algo que poderia fazer hoje, evitando cumprir o que você precisa  fazer. O próximo ítem explica melhor…

O que leva a procrastinar

O procrastinador crônico, aquele que sempre adia e nunca entrega, sempre tem desculpas para se explicar.

Pensando mais a fundo, podemos chegar em uma lista de “grandes motivos”. Eles estão abaixo. No item seguinte estão dicas de como vencê-los:

• Excesso de confiança ou otimismo: é a vulgar “síndrome do estudante”. O sujeito se convence de que consegue fazer a tarefa muito mais rápido do que o tempo que lhe foi delegado. Se tem 5 dias de prazo, ele começará a fazer na véspera ou, pior ainda, no dia da entrega;

• Dificuldades, como tarefas longas, tarefas  complexas ou falta de conhecimento;
• Perfeccionismo: a vontade de fazer tudo com perfeição acaba levando o sujeito a procrastinar. É isso que normalmente  acontece quando alguém diz “-Só vou começar quando eu souber tudo sobre X” ou “-Estou procurando a melhor ferramenta para Y”. Já vi muita gente dizer que não fala Inglês porque “via se matricular no semestre que vem em um curso” ou que não usa a GTD “porque está procurando a melhor ferramenta”;
• Hostilidade: quando não gostamos do tema, quando não gostamos da pessoa que nos pediu ou mesmo casos de vitimização (“eu estou sempre ocupado”) ou pura preguiça, costumamos procrastinar.

Dicas para evitar a procrastinação e ser mais efetivo

Aqui vão algumas dicas que me ajudam a não procrastinar e que já vi ajudarem outros colegas que me traziam o problema e contaram como resolveram:

• Tenha objetivos e metas: muita gente fica à deriva, levados pela maré. Qual o seu objetivo? Aumento? Reconhecimento? Promoção? Tapa das costas? Ter mais tempo livre? Buque sempre a sua motivação, ela levará você ao seu objetivo e é uma arma poderosa para evitar a procrastinação. Eu costumo deixar à mão uma imagem de algo que quero comprar ou que quero alcançar. Sempre que perco o foco, esse estímulo me faz retomá-lo;
• Antes de exceder, procure concluir. Por incrível que pareça, muitas vezes atrasamos ou entregamos pela metade porque nos esforçamos muito mais em entregar algo perfeito, esquecendo-se dos prazos e do que deve ser realmente feito. O ideal é fazer o contrário: primeiro se tenta acabar (mas acabar bem-feito, com qualidade, no prazo e cobrindo o que era esperado) para depois, se sobrar tempo, aprimorar a entrega. Já vi muita gente que não consegue terminar uma apresentação porque perdeu tempo escolhendo o template mais bonito e as animações mais interessantes, mas esqueceu de fazer o conteúdo inteiro;
• Planeje hoje o que você fará amanhã. Comece o dia com uma lista do que deve fazer hoje (recomendações aqui e aqui). Termine o dia vendo o que não pôde ser  feito hoje e planeje o que você fará amanhã. Alinhe as tarefas com seus objetivos e metas.  Atente-se aos prazos. Costumo fazer um planejamento diário e já ver se algo pode sair do planejado, tentando me preparar para resolver logo. Algo que é importante no planejamento é deixar algum tempo para imprevistos – como atividades urgentes que aparecem por motivos de força maior;
• Dividir para conquistar: tarefas grandes e complexas podem ser “quebradas” em tarefas menores e mais fáceis. “Escrever uma proposta comercial” pode ser complexo, mas pode ser “quebrado” em “apresentar a empresa”, “escrever o problema a resolver”, “escrever a solução proposta” e “custos e cronograma”. Se ainda não ficou fácil, você pode quebrar em tarefas ainda menores;
• Foco e tomates: quando estiver executando algo, procure marcar um tempo onde você ficará focado. Com isso você consegue afastar as distrações, “adiando-as” para logo que o prazo que você estipulou terminar (sim, existe procrastinação positiva, mas são exceções!). Há uma técnica chamada “Five Minutes Focus” que prega que você deve ficar focado por 5 minutos. Eu já prefiro a Pomodoro Technique (já escrevi sobre, aqui), a técnica permite que você varie o tempo que dedica. Costumo usar intervalos de 20 minutos ao invés dos 25 “originais”.

Leitura recomendada

O site australiano Learning Fundamentals tem um workshop interessante chamado Procastination Buster. No site eles divulgam um mapa mental interessante e que é perfeitamente adaptável à vida profissional (ele foi escrito para estudantes). Aqui.

O blog do Christian Barbosa, o guru brasileiro que me fez conhecer a arte de gestão de tempo, tem um artigo contundente, “Quem Quer Faz. Quem não quer arruma uma desculpa.”. Aqui.

Há um artigo interessante da California Polytechnic State University. Um pouco longo, mas com boas dicas. Aqui.

O blog de Scott H Young, autor de livros sobre produtividade e efetividade, tem dois posts interessantes. Aqui.

O artigo da Wikipedia citado no início do artigo pode ser acessado aqui.

Existe até piada sobre o tema. O blog de Ehdom, um estudante norte-americano, tem um fluxograma de procrastinação (procastination flowchart) para “orientar” quem se interessa aqui.

Você procrastina? Procrastinava?

Fique à vontade para usar os comentários abaixo ou mandar um e-mail contando a sua experiência, comentando ou pedindo mais informações!

Estava há algum tempo incomodado com tamanho das colunas laterais.  Era muito espaço ocupado apenas por um banner na vertical – e isso acabava “espremendo” os textos. A solução foi repaginar o blog, acabei corrigindo algumas outras coisas que achei que não estavam agradando.

Veja um comparativo entre antes e depois:

Agora ele apresenta:

uma única coluna, com widgets (Nuvem de Tags, mais acessados, etc) e anúncio;

• a página se ajusta ao tamanho da tela, e a área de leitura pode crescer até 1050 pixels – mais que isso atrapalharia a leitura com muitos “saltos do olho para a lateral;
• o logo foi refeito;
• as cores ficaram mais suaves. O lay-out anterior tinha muitas texturas e gradientes, o atual está mais “clean”;
• a barra lateral passou de duas para uma coluna;
• a área dos artigos ganhou mais espaço;
• o texto deixou de ter a orientação justificada e passou a ser tabulada à esquerda. Li artigos que diziam que texto justificado acaba gerando espaços no meio da linha e que confundem a leitura, principalmente de pessoas com dislexia;
• os anúncios foram “esparramados” pelas páginas ao invés de ficarem concentrados. Embora os anúncios não façam esse blogueiro ficar rico, eles servem para cobrir os meus custos no meu provedor, o GoDaddy.

Espero que tenham gostado desse “tapa” no visual! Vocês podem opiniar nos comentários que estão logo abaixo ou no formulário de contato.

Essa técnica de gestão, gerenciamento e administração do tempo nos ajuda a manter o foco, lidar com interrupções e conter a ansiedade – que sempre aparece quando se tem muitas atividades ou atividades complexas. Sua simplicidade permite que ela possa ser aprendida e possa ser usada em menos de uma hora.

Um pouco de história

A Pomodoro Technique nasceu das preocupações do italiano Franesco Cirillo nos anos 80 – a técnica tomou forma e foi publicada em 1992. Na época, Francesco era um estudante preocupado em tornar mais produtivo o seu tempo de estudo.

O nome “Pomodoro” aqui no Brasil nos remete a um molho de tomate, mas significa “tomate”. Mas hein?

Veja melhor a ilustração que abre esse tópico – provavelemente você já viu timers de cozinha como esse, não?

Francesco perguntou a si mesmo “será que eu consigo estudar, realmente estudar, por cerca de 10 minutos”? Ele então usou um timer em forma de tomate e batizou a técnica com esse nome.

Por que usar?

Normalmente temos listas com várias atividades, ou atividades complexas que requerem atenção. Quando essas atividades começam a se acumular, é normal sermos tomados pela ansiedade – o que nos desmotiva!

A Pomodoro Technique nos mostra um caminho a seguir e nos manter focado, “adiando” as interrupções para os intervalos ou para as próximos minutos de foco – chamados de “Pomodoros”.

Como usar

A técnica em um parágrafo

Para os imediatistas (e também para os ansiosos):

Monte uma lista de tarefas. Use um cronômetro e fique focado por 25 minutos na lista. Pare por 5 minutos e retome o trabalho por mais 25 minutos. Depois de 4 “Pomodoros” de 25 minutos, faça uma pausa mais longa.

Bem fácil, não?

Preparando a sua lista

“Preparar uma lista” significa listar as atividades e planejar o que deve ser feito em uma sequência.

Você pode usar a GTD (veja artigos já publicados aqui e aqui), uma planilha Excel (veja um modelo aqui) ou uma folha de papel simples.

Como o tempo que a Pomodoro Tecnique sugere é de 25 minutos (isso pode ser ajustado), você pode juntar tarefas pequenas para “caber” em 25 minutos, ou dividir tarefas longas em pedaços de 25 minutos.

Não seja rigoroso no começo – a estimativa de tempo é uma arte, com a experiência você melhora as suas estimativas. Comece usando a técnica para experimentá-la, você verá que é mais fácil do que do que aparenta.

Foco!

Agora é a hora de começar!

1. programe um timer para 25 minutos – esse é um “Pomodoro”;
2. concentre-se na sua tarefa, só na sua tarefa e apenas na sua tarefa;
3. se for interrompido, procure se “desinterromper” – veja o tópico a seguir;
4. terminados os 25 minutos (parabéns, você terminou um Pomodoro!), faça uma pausa, reprograme-se e volte ao passo 1;
5. Depois de 4 Pomodoros, faça uma pausa mais longa.

Lidando com interrupções

As interrupções são as que mais atrapalham o desenrolar dos trabalhos – e isso é algo importantíssimo que a Pomodoro Technique trata.

As interrupções podem ser internas (sentir fome, pensar em coisas que devem ser feitas, etc) e externas (telefonemas, colegas que vÊm pedir algo, etc).

Procure adiar as interrupções para depois de cada Pomodoro – você pode anotar em uma lista para não esquecer, dessa forma você volta ao seu foco. Em sua maior parte, as interrupções podem ser negociadas ou postergadas para serem respondidas em alguns minutos. Use isso para se manter focado ao longo de seu Pomodoro.

A técnica sugere que você marque em sua lista um apóstrofo ( ‘ ) para cada interrupção que você fez. Dessa forma, você pode medir e se disciplinar a não fazê-las.

Dicas

Algumas dicas da minha experiência com Pomodoros:

• você pode mudar o tempo do Pomodoro e não precisa ficar preso aos 25 minutos;
• há interrupções que não podem ser postergadas – são urgências que surgem e você precisa resolver. O Pomodoro não o escraviza – quando for realmente importante, pare e resolva;
• o Pomodoro é complementar ao GTD. Você pode usar GTD para montar a sua lista e depois seguir a execução com a técnica Pomodoro;
• aproveite os intervalos – dê uma volta, tome um café – eles foram feitos para você descansar!
• planeje alguns Pomodoros “pulmão”, onde você possa fazer replanejamentos e atender às tarefas que surgiram nas interrupções;
• você pode também planejar Pomodoros para ler e-mails – e limpar a sua caixa de entrada, para ler notícias, para procurar algo novo… O Pomodoro vai fazer com que você consiga fazer coisas com um limite de tempo estabelecido – assim você consegue estabelecer limites.

Ferramentas

Há uma variedade razoável de ferramentas para Pomodoro.

A que eu uso e mais gosto é uma solução brasileira, que funciona em desktops, a Tomighty. Desenvolvida em Java, ela é multiplataforma. No celular (Android), uso o Pomodroido.

Outras ferramentas que merecem menção são o FocusBooster para desktops, o Pomodoro Tool, ou o fantástico site Pomodoro Helper, além dos cronômetros do relógio, do celular ou mesmo os on-line, como o Online Stopwatch.

Mais material

O site da Pomodoro Technique (também disponível em Português) oferece material gratuito para aprofundar-se:

• manual da técnica em PDF;
• guia de referência em uma página;
• modelo de lista de to-do.

As colunas seguem o estilo GTD, mas podem ser ocultadas ou movidas de acordo com a sua preferência.

A planilha principal já tem algumas informações preenchidas para servir de exemplo.

As planilhas

A pasta de trabalho de Excel contém três planilhas:

• “To-do”, a principal e que contém as tarefas – as colunas são as sugeridas pela GTD;
• “Cadastros”, onde podem ser acrescentados ou alterados os contextos, status e projetos. Os campos respectivos da planilha “To-do” só aceitam os valores cadastrados. Isso foi feito assim apra evitar que tenham nomes com grafias diferentes, como “Trabalho”, “trabalho” e “tarbalho” – isso atrapalha a filtragem;
• “Instruções”, auto-explicativo. =^)

Como usar

Procurei colocar nas instruções o que achei mais necessário para começar a usar a planilha.

Em suma, use o botão de filtro que aparece ao lado de cada cabeçalho de coluna, nele você pode filtrar para que apareça apenas o que você quer, ou ainda ordenar pelo que lhe parecer mais interessante.

Lembre-se que não basta apenas ter uma lista – é preciso sempre revê-la e deixá-la organizada, conforme já foi tratado em Fazendo a revisão de sua lista.

Posso distribuir esse arquivo?

Você pode editá-la e distribuí-la à vontade, desde que mantenha as informações de autoria (linha “Sobre” da planilha “instruções”).

Ainda tenho dúvidas ou gostaria de mais dicas / informações

Você pode usar os comentários abaixo para fazer peguntas ou, se preferir, usar a página “Contato” do site para enviar suas dúvidas, pedir mais dicas, pedir informações ou simplesmente dar a sua opinião. Pretendo criar novos artigos e também atualizar a pasta de trabalho Excel caso vocês leitores apresentem oportunidades de melhoria.

Bom uso!

Link para download: http://www.gestaodetempo.com.br/wp-content/uploads/2011/02/ControleTarefas.xlsx

Este artigo propõe mostrar a sua importância e dar dicas de como fazê-la.

Por que revisar a lista?

A pergunta que sempre surge é essa: por que devo revisar a minha lista?

Um princípio que você deve sempre levar em conta:

Primeiro, se organize. Depois, planeje. Só depois disso comece a fazer.

Faz sentido para você? Olhe à sua volta e veja quantas pessoas a seguem… Por muitos dos lugares em que trabalhei, costumava ver meus colegas (ah, eu também já fui assim) tomando ações sem planejamento. Gastavam tempo precioso fazendo atividades que depois não se “encaixavam”. Depois  gastavam mais tempo para conseguir juntá-las de alguma forma. Um exemplo simples: um relatório que não fechava porque, com a falta de planejamento, não foram buscadas as informações corretas e completas.

Voltando à lista, aqui vai uma breve coleção de razões para organizá-la periodicamente:

• para planejar como será o seu dia/semanaa – é importante “refinar” o que deve ser feito e quando;
• para eleger quais são as prioridades, quer de acordo com o contexto (vide GTD), quer de acordo com as metas diárias/semanais/mensais;
• não perder do “radar” coisas importantes;
• não deixar que coisas importantes se tornem urgentes e “roubem” seu tempo, atenção e energia.

Uma revisão faz com que você consiga orientar o seu foco, não perder nada de vista e ainda ter mais segurança de que tudo poderá ser concluído.

Como fazer a revisão

Fazer a revisão é mais simples do que parece:

• “trave” a sua agenda e reserve um tempo para a revisão – o tempo varia de acordo com o tamanho de sua lista;
• identifique as metas do seu período – dia, semana e mês;
• veja quais as atividades que são urgentes (e que precisam de ação o quanto antes);
• veja quais as atividades que não são urgentes, mas que podem se tornar caso não sejam feitas logo;
• busque atividades com sinergia. Por exemplo, você tem dois assuntos  com a mesma pessoa? Junte-as e resolva as duas de uma vez;
• identifique o contexto (por exemplo, trabalho, casa, cliente “a”, cliente “b”…) e veja o que pode ser feito nele.

Uma breve passada pela sua lista já pode trazer todas as respostas.

A partir de então, você pode refazer a sequência, de acordo com o que você usa para controlar a sua lista:

• Se for em caderno ou papel, você pode transcrever a sua lista para o período;
• Se for em Excel, use uma coluna para ordenar (use sequências de 10 em 10, se precisar “encaixar” tarefas no meio fica mais fácil);
• Se for no Outlook, você pode definir datas de vencimento na tarefa e ordernar por esse campo;
• A maioria das ferramentas eletrônicas permitem algum tipo de ordenação – no Toodledo, por exemplo, eu ordeno por contexto e por importância.

Muitas ou poucas tarefas – quantas vezes revisar?

O mais importante de tantas revisões é ter segurança de que nada sairá do controle. Com essa disciplina, é mais fácil prever problemas e ver oportunidades – como por exemplo, juntar duas tarefas ou “quebrar” uma tarefa em atividades menores.

Se você tem muitas tarefas para o dia (é meu caso, já que quebro minhas entregas em muitas tarefas pequenas – tenho sempre entre 4 a 20 tarefas para o dia), o ideal é que você faça uma pelo menos uma revisão diária. Costumo fazer uma no começo do dia e outra logo depois do almoço.

Se você tem poucas tarefas, uma revisão semanal já pode bastar.

Palavras finais

Aviso aos leitores: não se iludam! Nem sempre tudo funciona como esperado. Alguma pode passar. Algum prazo pode estourar. Alguma emergência pode aparecer.

Tenha em mente que o mais importante de ter a sua lista organizada é que a probabilidade de acontecer algum imprevisto é muito  menor. A pior coisa é ficar sem a sua lista e sem o planejamento que ela permite.

Nesse artigo, além de poder baixar a versão imprimível, há dicas de como e quando fazer.

Esse diagrama da GTD é minha tradução livre para o original de Douglas Johnston, do site D*I*Y*Planner – recomendo MUITO a leitura desse site!

Baixando o diagrama de fluxo da GTD

Aqui você tem links para o fluxograma / diagrama / workflow do GTD em Português, em versão em imagem (gif) e em PDF (esse último é melhor para a impressão).

Como usar – algumas dicas

O diagrama é auto-explicativo, mas aqui vão algumas dicas:

• “Caixa de entrada” não é só a do Outlook: você pode faze anotações em cadernos, pedaços de papel, celular, o que estiver à mão. O que importa mesmo é que você a disciplina de sempre “importar” essas “coisas” para a sua caixa principal – no meu caso, o Toodledo;
• O livro de GTD em inglês usa “Stuff”, a tradução brasileira usou “Tralha”, mas eu acho essa palavra um pouco forte, por isso eu prefiro usar “Coisas”;
• Voltando ao Outlook: como eu já abordei em um artigo sobre ele, uso apenas uma pasta de referência para emails. Quando preciso encontar algo,  uso a busca avançada;
• Ainda sobre arquivos para referência, para outros materiais que não são email, uso o Evernote. Ele é tão bom que permite que eu fotografe um texto e envie para o site. Ele consegue reconhecer o que está na imagem a busca alcança texto que fotografei. Funciona até para alguns bilhetes escritos à mão (se estiverem bem legíveis, é claro…);
• Vai levar menos de dois minutos? Faça agora! Coisas como verificar um arquivo e enviar por email, pedir uma informação rápida por telefone já podem ser resolvidas sem ter que entrar na sua lista;
• “Projetos” no GTD são atividades que compreendem várias sub-atividades. Um exemplo simples: se você quiser fazer uma reunião executiva, você pode criar sub-atividades como “Reservar sala”, “Verificar disponibilidade de projetor e flipchart”, “Solicitar coffee break” e “Convidar participantes”;
• Sempre que possível, uso esse fluxo três ou quatro vezes por dia – isso varia muito de acordo com o seu dia-a-dia. Começo esse processamento lendo os emails que recebo e continuo agregando outras “coisas” coletadas de outras formas – particularmente uso muito o meu Moleskine para isso;
• Por último, nunca se esqueça: a GTD orienta a evitar que guarde coisas em sua mente, use sempre um sistema para armazená-las – seja um software, um site ou um arquivo de pastas.

Um dos grandes ensinamentos que a metodologia GTD de gestão de tempo prega é que devemos começar coletando. Uma das formas de se coletar é usando a caixa de entrada do Outlook. Há outras diversas  formas de entrada, como pocketmods, Moleskines, PDAs e Celulares, Excel ou mesmo um guardanapo – todas elas são ou serão tratadas em outros artigos futuros – prometo!

Como comecei

Aprendi a usar o Outlook focado em gestão de tempo com Christian Barbosa, em um curso in-company que ele ministrou sobre a Tríade do Tempo. Hoje a empresa tem um treinamento específico para uso do Outlook. No treinamento que fiz ele passava por alguns tópicos dos quais eu guardei quatro em especial:

1. a sua caixa de entrada deve ficar sempre vazia;
2. no contexto de gestão de tempo, a tela principal do Outlook é a Calendário com o painel Tarefas “esticado” – e não a tela de email;
3. a leitura de emails deve ser feita poucas vezes ao dia – deve-se incluse desligar o notificador que avisa a cada vez que chega uma mensagem;
4. para criar uma tarefa a partir de uma mensagem, basta arrastá-la para o botão “Tarefas” do Outlook – automaticamente o email será copiado para uma tarefa.

Essas idéias realmente me ajudaram em um primeito momento e, com o passar do tempo, fui criando uma forma própria de trabalhar com o Outlook.

Como faço

Hoje em dia eu tento ler a minha caixa de entrada de três a quatro vezes por dia. Quem trabalha comigo sabe que quando surge algo urgente, podem me encontrar no Communicator (uma espécie de Messenger corporativo da Microsoft) ou me ligar. Só saio dessa rotina caso eu esteja esperando por um email muito importante.

Isso é essencial para conseguir fazer um trabalho focado: se você for parar o que está fazendo a cada email que chega, das duas, uma: ou você terá dificuldades para terminar o que você está  fazendo por conta de falta de atenção, ou ficará ansioso por ver as suas atividades aumentando.

A meta: caixa de entrada vazia

A minha meta incansável é esvaziar a minha caixa de entrada.

Quando eu a abro, reservo alguns minutos para ler e processar, fazendo uma “leitura dinâmica” da caixa, usando o fluxograma da GTD. Dessa forma, muita coisa já é eliminada, ficando só o que realmente interessa.

Uso as categorias do Outlook para marcar as mensagens como “Coletar” e  ”Atenção” – veja mais abaixo a explicação sobre as categorais e como elas são escolhidas.

As mensagens que não são categorizadas são colocadas em uma pasta que eu configurei como “_Lidas”. O “underscore” antes do “L” serve para que a pasta apareça no começo da lista de pastas. Aqui as mensagens de referência, como aquelas em que você é copiado mas que você não precisa tomar nenhuma ação, já são colocadas na pasta “_Lidas”

As categorias do Outlook

O Outlook pode ser usado com categorias e uso o recurso para fazer uma “leitura dinâmica” da caixa, usando o fluxograma da GTD.

No começo, usava todas as categorias disponíveis para organização. Tinha categorias para controlar o que deleguei, o que eu deveria estudar mais a fundo, o que era urgente… Depois de conhecer a GTD, acabei “enxugando” as categorias do Outlook que uso, e fiquei com duas:

• “Coletar”, que indica que a mensagem leva ou pode precisar de uma ação minha;
• “Atenção”, é uma mensagem de referência mas cujo conteúdo precisa ser lido com calma antes de ir para a pasta “_Lidas”.

O processamento depois da primeira limpeza

Depois da primeira passada, vou abro as mensagens que restaram uma a uma, decidindo o que fazer com cada uma, seguindo novamente o fluxograma da GTD:

• se for algo que demore menos de dois minutos, como devolver uma informação por email, fazer uma ligação rápida, marcar uma reunião, já faço! Depois de feito, passo para a pasta “_Lidas”;
• se for algo que demore mais de dois minutos, crio uma tarefa, marcando data e hora de início e data e hora para conclusão – dessa forma o Outlook e os demais sistemas que uso podem me avisar com certa antecedência de que algo está a vencer.

A separação entre “Coletar” e “Atenção” é tênue: “coletar” eu uso para coisas que devem ser “feitas”, “atenção” para coisas que devem ser “lidas”. Para ambas eu crio atividades (tarefas no Outlook).

E as pastas de referência?

Um tópico interessante do GTD: a organização do conteúdo deve ser feita de forma a que se encontre o que se procura de forma fácil e rápida.

Provavelmente você deva se perguntar: – E como você organiza as pastas do Outlook?

Fácil: eu simplesmente não organizo. Muitas mensagens dizem respeito a mais de uma assunto e, por isso, é difícil fazer a catalogação.

Quando eu preciso encontrar uma mensagem, uso o poderosíssimo recurso do Query Builder do Outlook. Ele permite fazer pesquisas por vários campos, oferecendo inclusive recursos de lógica (“E”, “OU”…). A busca no Outlook 2007 é tão rápida que dispensa a tal organização.

Se as novas versões do Outlook suportarem tags, assim como o GMail, onde cada mensagem pode ter várias tags, provavelmente eu reveja o meu conceito.

Integração com o meu to-do

Agora explico o porquê de deixar de usar o Outlook para controle geral de minhas atividades

O Outlook não é totalmente integrado com os recursos que uso! Eu não conseguia acessar as tarefas do meu celular caso precisasse – sou fã da plataforma Android e sincronizar as tarefas com o Outlook não é trivial. Além disso, se precisasse consultar a minha lista via navegador, era obrigado a usar a interface web do Exchange.

Depois de testar algumas ferramentas e cenários, acabei chegando na tríade Toodledo (web), GotToDo (celular Android) e ToodledoSync (para Outlook).

Dessa forma, o Outlook acaba sendo uma caixa de entrada: crio tarefas que são sincronizadas com o Toodledo, e nesse último eu centralizo e administro as minhas atividades e planejo meu dia.

Em outros posts comento o uso das ferramentas. Prometo!

Telas de exemplo

Em breve acrescentarei telas de exemplo para cada um dos tópicos mencionados. Estou prometendo demais, melhor parar por aqui…

E você, leitor, como trabalha com Outlook?

Se você quiser falar sobre o SEU modo de usar o Outlook ou perguntar sobre o assunto do artigo, use o espaço de comentários que estão logo abaixo!

Esse artigo é uma introdução ao GTD, uma metodologia de gestão de tempo e organização que tem sido cultuada como a grande descoberta da idade da informação e, para muitos, a salvação de suas carreiras, uma vez que ajuda (e muito!)  a aumentar a produtividade e melhorar o nosso foco.

Pensada e documentada pelo consultor David Allen no livro A Arte de Fazer Acontecer,  busca resumir as idéias de Allen contidas no livro. É quase impossível resumir suas idéias em um espaço curto! Por isso, nesse primeiro artigo são abordados os seus tópicos principais. Posteriormente outros artigos aprofundarão os temas que Allen trata na obra.

Allen explica as suas idéias no livro Getting Things Done (traduzido no Brasil como A Arte de Fazer Acontecer), publicado em 2002.

É uma leitura deliciosa e o preço se paga só pelo prazer de sua leitura.

Ao longo de pouco mais de 200 páginas, Allen discorre sobre suas idéias levantadas ao longo de sua vasta experiência, das quais gosto de ressaltar:

• usar sempre a “memória externa”, anotando tudo o que deve ser feito, tudo o que deve ser lembrado;
• usar de um fluxo de trabalho próprio que o livro apresenta (será discutido mais a fundo em outro artigo);
• criar  ”caixas de entrada” para receber novas atividades e reserve algum ou algumas horas do dia para colocá-las em sua lista. Eu uso a própria caixa de entrada do Outlook – que deixo sempre vazia depois que coleto. Uso como auxiliares o meu celular, um Moleskine de bolso ou ainda um Pocketmod (serão explicados em breve);
• se algo puder ser feito em menos de dois minutos, faça!
• revise a sua lista periodicamente – o livro fala em revisões semanais, eu costumo fazer revisões diárias dado o número de atividades que costumo ter;
• separe a sua lista em contextos, como “casa”, “trabalho”, “ligações” e procure neles concentrar as atividades que estão relacionadas com um lugar ou com um certo tipo de trabalho. Tenho listas para cada um dos lugares em que trabalho, assim quando chego a um deles eu já tenho planejado o que devo fazer.

Algo que David Allen sempre comenta e que os grupos de discussão sempre ecoam: GTD não depende de ferramenta!

Vejo muita gente postergando o uso do GTD porque está procurando “o melhor software” ou “o melhor site”.

GTD pode ser feito com um caderno universitário! O que importa mesmo é usar a disciplina e a organização que a metodologia prega!

Não caia nesse erro:  se já conheceu um pouco da metodologia – os primeiros três capítulos do livro já dão uma boa visão – comece a utilizar o quanto antes!