Controlando a sua lista de tarefas em Excel: um template simples e funcional

Esse artigo apresenta uma ferramenta interessante: um template para controle de tarefas no Excel. O controle das tarefas é feito através de filtros e ordenação do próprio Excel e pode ser editado livremente, adequando-se ao uso particular de cada um.

As colunas seguem o estilo GTD, mas podem ser ocultadas ou movidas de acordo com a sua preferência.

A planilha principal já tem algumas informações preenchidas para servir de exemplo.

As planilhas

A pasta de trabalho de Excel contém três planilhas:

  • “To-do”, a principal e que contém as tarefas – as colunas são as sugeridas pela GTD;
  • “Cadastros”, onde podem ser acrescentados ou alterados os contextos, status e projetos. Os campos respectivos da planilha “To-do” só aceitam os valores cadastrados. Isso foi feito assim apra evitar que tenham nomes com grafias diferentes, como “Trabalho”, “trabalho” e “tarbalho” – isso atrapalha a filtragem;
  • “Instruções”, auto-explicativo. =^)

Como usar

Procurei colocar nas instruções o que achei mais necessário para começar a usar a planilha.

Em suma, use o botão de filtro que aparece ao lado de cada cabeçalho de coluna, nele você pode filtrar para que apareça apenas o que você quer, ou ainda ordenar pelo que lhe parecer mais interessante.

Lembre-se que não basta apenas ter uma lista – é preciso sempre revê-la e deixá-la organizada, conforme já foi tratado em Fazendo a revisão de sua lista.

Posso distribuir esse arquivo?

Você pode editá-la e distribuí-la à vontade, desde que mantenha as informações de autoria (linha “Sobre” da planilha “instruções”).

Ainda tenho dúvidas ou gostaria de mais dicas / informações

Você pode usar os comentários abaixo para fazer peguntas ou, se preferir, usar a página “Contato” do site para enviar suas dúvidas, pedir mais dicas, pedir informações ou simplesmente dar a sua opinião. Pretendo criar novos artigos e também atualizar a pasta de trabalho Excel caso vocês leitores apresentem oportunidades de melhoria.

Bom uso!

Link para download:

Controle de Tarefas (versão 2)


13 respostas para Controlando a sua lista de tarefas em Excel: um template simples e funcional

  • Marcella Santos says:

    Oi, como você recomenda que use o filtro ? Podia explicar melhor o que é tags e como posso usar ?

    • Fernando Monteiro says:

      Marcella, aguarde mais um pouco, já tem um artigo sobre o uso da planilha saindo do forno.

  • wagner says:

    nao consegui baixar a planilha.

    vc poderia enviar para meu e-mail?

    grato.

  • Hildo Antônio says:

    Não conseguir abrir a planilha, veem modelo em xml e outros arquivos.
    Arquivos:

  • Hildo Antônio says:

    Muito boa esta planilha, bastante interessante, parabéns!!!

  • Tiago says:

    Fernando Monteiro,
    Boa tarde!

    Tbm não consegui fazer o download da planilha.

    Se possivel mandar em meu e-mail.

    Obrigado.

    • Fernando Monteiro says:

      Olá Tiago,

      Tente de novo, você deve clicar no link que aparece em uma nova página.

      Abraço,

      -Fernando

  • Cristiano says:

    Fernando, sou advogado, e, perdido em meio a prazos, tarefas, despachos rotineiros, atendimentos, idas ao fórum, audiências etc, tento me organizar com a utilização de uma planilha de tarefas, com intuito de otimizar meu dia e evitar desperdício de tempo.

    Não utilizo agenda de papel há muito tempo, usando, para tanto, o MSOutlook (só uso as funções calendário e contatos). Há alguma forma de integrar essa planilha do Excel (que gostei bastante) ao MSOutlook, de modo que não precise olhar em mais de um lugar para planejar meu dia?

    No mais, agradeço os ensinamentos.

    Abraço!

    • Fernando Monteiro says:

      Cristiano,

      Agradeço pelo seu interesse! Pretendo falar mais sobre ferramentas em artigos futuros.

      O Outlook tem um recurso interessante de tarefas. Basta você arrastar um email para a opção “tarefas” que normalmente fica no menu inferior à esquerda. A sua mensagem se tornará uma tarefa, que pode ter o status controlado e também pode ser marcado um prazo para que o Outlook lhe alerte.

      Particularmente acho que as tarefas do Outlook são bem limitadas no que diz respeito à filtragem e organização e é por isso que fiz a planilha. Infelizmente ela não é integrada ao Outlook. Por isso sugiro que você olhe outras ferramentas que sejam integráveis com o Outlook e que possam ser acessadas de outros dispositivos.

      Acompanhe o blog, em breve você poderá ver mais a respeito de ferramentas.

      Abraço,

      -Fernando

  • Cristiano says:

    Fiquei com outra dúvida: como altero as células protegidas, e como substituo a coluna “Projeto” por uma com “Entrada” (quero colocar a data que a tarefa me foi passada, assim consigo controlar também o que está mais antigo dentre tarefas de mesmo peso).

    Obrigado!

    • Fernando Monteiro says:

      Cristiano,

      A coluna de projetos não está protegida. Ela apenas valida as informações que estão na coluna “Projetos” que está na aba “Cadastros”.

      Você pode acrescentar uma coluna onde preferir.

      Atualizei a planilha com a coluna que você sugeriu.

      Abraço,

      -Fernando

  • Márcio Vettorazzi says:

    Muitíssimo obrigado, Fernando Monteiro! Sou advogado, como o colega que postou acima, e tenho naturalmente as mesmas dificuldades, sobretudo pelas infindáveis tarefas, prazos etc. Procuro um programa há algum tempo que possa me ajudar de forma efetiva, e todos acabei abandonando após um certo tempo. Não só tarefas em si, mas o programa efetivo para mim, precisaria linkar com um banco de dados de clientes e processos. O que vi na sua planilha é fabuloso, pois permite criar muita coisa em cima do modelo. Por exemplo, substituí “Projetos” por “Clientes” e tenho gostado muito. No entanto, não entendo muito de excel e gostaria de tirar algumas dúvidas: Na guia “Cadastros”, como aumentar as áreas ou os campos para caber mais dados? Por que não consigo mudar os nomes dos títulos? Por fim, é possível criar um banco de dados dos clientes e processos e linká-los? Como? Muito agradecido desde já e sobretudo pela solidariedade de ter disponibilizado sua poderosa ferramenta!

    • Fernando Monteiro says:

      Oi Márcio,

      Mandei uma mensagem em privado, ficarei feliz em ajudá-lo mandando uma planilha “destravada” e com os cadastros que você precisar.

      Abraço,

      -Fernando Monteiro

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