A primeira ação para se começar a usar a gestão de tempo pode ser resumida em uma única palavra (no imperativo): organize-se! Não e difícil e traz resultados rápidos!

Veja nesse artigo como começar a usar a gestão do tempo.

Você já sabe o que tem para fazer hoje? E o que vai fazer depois? Será que você não está esquecendo de nada?

O primeiro passo é anotar ou coletar tudo o que você deve fazer. Você pode fazer isso em uma folha de papel, em caderno, em agenda, em planilha Excel, nas Tarefas do Outlook, em uma das centenas de ferramentas existentes para esse fim: a criação e o controle de listas de coisas a fazer (to-dos).

Coloque uma atividade por linha, deixe um espaço à esquerda para marcar quando estiver completado cada uma delas.

Fazendo assim você consegue ter uma idéia do que tem a fazer.

O segundo passo, que requer um pouco mais de técnica, é priorizar o que será feito.

Ao criar uma lista, você perceberá que há atividades urgentes que devem ser realizadas tão logo quanto for possível, enquanto outras pode esperar um pouco mais – pode ser que você ainda deva esperar alguém lhe entregar algo para que você comece a executá-las, ou ainda é algo que pode ser feito posteriormente.

Priorizando você consegue fazer com que o que é mais relevante seja executado primeiro.

O terceiro passo é planejar como será feito. Usando a lista e a priorização de suas atividades, você deve pensar em como e quando poderá executá-las.

Um exemplo: de manhã você terá uma reunião externa em um cliente. Há alguma outra atividade que pode ser feita nesse cliente, como procurar uma informação sobre outro projeto com a mesma empresa? Existe algo que possa ou que deva ser conversado no caminho para o cliente ?

Outro exemplo: devo entregar um relatório até meio-dia. O que eu preciso para ter esse relatório entregue? Preciso da ajuda de alguém? Eu tenho todo o material que preciso? Se não tenho, o que eu preciso  fazer para tê-lo?

O quarto passo é fazer. Tente sempre se manter focado na atividade, evitando interrupções.

Interrupções acontecem, pode ser um telefonema, um colega que chega ao lado de sua mesa ou mesmo um e-mail que “pipoca” em sua tela.  Tente evitá-las, muitas vezes basta um “posso lhe procurar daqui a meia hora para falar sobre isso?’ já resolve – desde que você, é claro, retorne o contato…

Programe também pequenos intervalos até chegar ao fim da atividade, caso ela seja muito longa. Muitas vezes podemos perder o foco caso o que fazemos não seja algo prazeiroso.

O quinto passo é revisar a sua lista. Em algum momento do dia, veja como está o andamento, replaneje se for necessário.

Particularmente trabalho com listas grandes, costumo fazer uma revisão no começo do dia, antes de começar a trabalhar e antes de fazer a coleta (o primeiro passo), e logo depois da hora do almoço.

Se a sua lista for menor, você pode tentar fazer uma ravisão a cada 2-3 dias, ou até uma revisão semanal.

Existem inúmeras técnicas para cada um desses passos, elas podem ser encontradas na Internet – e procurarei publicar aqui as técnicas que conheço, comentando como eu as uso e, se não uso, explicar o porquê.